MEMAHAMI MAKNA STRUKTUR ORGANISASI

MEMAHAMI MAKNA STRUKTUR ORGANISASI

Dalam suatu organisasi baik organisasi publik/pemerintah maupun organisasi Non Pemerintah (NGO) kita tak asing lagi dengan struktur organisasi atau bagan struktur organisasi. Secara visual Bagan struktur organisasi hanya berupa gambar kotak yang dihubungkan dengan garis-garis. Bagan struktur organisasi menggambarkan alur komando/perintah, alur koordinasi dan kerjasamaa, alur tanggung jawab, dan pembagian tugas dan wewenang dari tiap unit kerja atau sub unit yang ada dalam suatu organisasi.

1. Komando/perintah, koordinasi, dan kerjasama.

          Dalam bagan struktur organisasi terdapat dua garis yang mengubungkan antar unti kerja atau sub unit kerja yang ada di dalam organisasi. Yang pertama adalah garis komando/perintah yang menunjukkan alur komando/perintah yang mengalir dari pimpinan organisasi kepada unit di bawahnya sampai ke unit terendah dalam organisasi. Dalam hal ini komando/perintah “mengalir ke bawah”, artinya bahwa setiap pimpinan organisasi hanya dapat memerintah unit organisasi di bawahnya,  tidak kesamping. Inilah yang selanjutnya lebih dikenal dengan istilah “kesatuan komando (Unity of Command)”.  Garis yang kedua adalah “garis koordinasi”, yang menunjukkan hubungan kerja atau koordinasi antar unit atau sub unit organisasi yang ada.

Koordinasi dimaksudkan agar terjadi harmonisasi kegiatan antar  unit kerja. Hal ini menjadi penting karena tiap unit kerja melaksanakan spesialisasi tugas masing-masing.

Kerjasama harus dilakukan kerena tiap unit kerja tidak dapat bekerja sendiri. Kerjasama tidak harus dipahami sebagai bentuk bantuan untuk “bekerja bersama-sama” misalnya hari ini bersama-sama bekerja di unit A, besok bersama-sama di unit B dan seterusnya. Kerjasama dapat dialakukan dengan memberi kesempatan unit kerja yang lain untuk memanfaatkan apa yang telah dihasilkan oleh suatu unit kerja. Suatu unit kerja melakukan tugasnya dengan baik dan hasilnya dapat dimanfaatkan oleh unit kerja yang lain juga merupakan bentuk kerjasama dalam organisasi.

2. Tanggung jawab.

          Bila kita melihat bagan struktur organisasi kita akan melihat kotak kotak yang bertuliskan jabatan/unit kerja. Kotak yang paling atas menggambarkan kedudukan yang tertinggi dalam suatu organisasi, dialah orang yang paling bertanggungjawab terhadap organisasi atau seluruh unit kerja yang ada dalam organisasi.  Demikian juga jabatan di bawahnya bertanggung jawab  pula terhadap unit organisasi yang ada di bawahnya.

Yang perlu dipahami dalam hal “tanggung jawab” adalah  apa  yang dilakukan oleh sub unit organisasi merupakan tanggung jawab unit organisai di atasnya. Jadi ketika terjadi permasalahan misalmya kesalahan kerja, yang paling bertangung jawab adalah pimpinan unit organisasi di atasnya dan mengalir ke atas sampai dengan pimpinan puncak (Top Manager) di organisasi tersebut.

3. Pembagian tugas.

          Prinsip dasar suatu organisasi dibentuk adalah untuk melaksanakan tugas atau urusan tertentu. Suatu tugas atau urusan dapat bersifat kompleks dapat pula bersifat sederhana, inilah yang menentukan besar kecilnya suatu organisasi. Semakin kompeks tugas atau urusan yang ditangani, biasana semakin besar struktur organisasi tersebut, sebaliknya bila urusan atau tugas yang dilakukan seserhana biasanya struktur organisasinya kecil.

          Struktur organisasi juga menggamabarkan pembagian tugas/urusan. Pembagian tugas/urusan dapat dikatakan juga sebagai spesialisasi tugas/urusan, yang dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja dari tiap unit organisasi (spesialisasi kerja) sehingga tujuan utama dari organisasi dapat tercapai. Pembagain kerja bukan berarti masing masing unit kerja berdiri sendiri-sendiri namun harus dipahami sebagai bagian yang menyatu dalam suatu organisasi.

          Ada beberapa dasar yang digunakan organisasi dalam melakukan pembagian kerja atau sepsialisasi. pembagian kerja dalam organisasi.

1.     Berdasarkan alur kerja.

Dalam hal ini pembagaian tugas dilakuakan mendasarkan proses alur kerja atau proses kerja dari hulu sampai hilir atau dari input sampai output. Sebagai contoh:

Sebuah Bagian dalam suatu perusahaan membawahkan 3 Sub Bagian, yaitu:

Sub Bagian Bahan Baku,

Sub Bagian Produksi;

Sub Bagian Penjualan

Bagian produksi dari industri garmen, yang membawahkan:

Sub Bagian Bahan

Sub Bagian Pemotongan;

Sub Bagian Penjahitan;

Sub Bagian Pengepakan.

2. Berdasarkan pembagian wilayah.

Dalam hal ini tugas dibagi berdasarkan wilayah kerja. Pembagian tugas seperti ini sering dilakukan dalam organisasi yang tugasanya spesifik dan  tidak bisa dipisah berdasarkan proses atau alur kerja seperti auditor atau pemeriksa. Setiap orang melakukan kegiatan dari proses awal sampai akhir, dan mereka menguasai secara mendalam semua proses yang harus dikerjkan. 

Contoh:

Dalam Organisasi BPK, yang membawahkan BPK Wilayah I, BPK Wilayah II, BPK Wilayah III, dan seterusnya.

Dalam Organisasi Inspektorat, yang membawahkan Ispektor Pembantu Wilayah I, Ispektor Pembantu Wilayah II, dan Ispektor Pembantu Wilayah III.

3. Campuran.

Dalam hal ini tugas dibagai secara kombinasi antara mendasarkan alur kerja atau proses kerja berdasarkan wilayah kerja. Pembagain kerja seperti ini sering dijumpai dalam organisasi yang besar dan komplek seperti departemen/kementerian.

Makna dari pembagian kerja adalah untuk optimalisasi kinerja organisasi, namun dalam praktiknya terjadi sikap acuh tak acuh atau tak mau tahu dengan mata rantai atau unit kerja yang lain, semua sibuk dengan tugasnya sendiri dengan rencananya sendiri tak ambil pusing dampaknya terhadap unit kerja yang lain, bahkan mungkin bisa terjadi persaingan antar unit terutama dalam alokasi sumber daya, dan merasa yang satu lebih penting dari yang lain.